Als Beraterin zum Thema KI bin ich in vielen unterschiedlichen Unternehmen unterwegs. Was ich quer durch alle Abteilungen immer wieder zu hören bekomme, sind Aussagen wie „wir müssen digitalisieren!“, „wir brauchen dringend KI!“ und neuerdings auch „Die Pandemie ist ein Weckruf für uns, uns eindringlich mit neuen Technologien zu beschäftigen!“. Gerade im Einkauf ist der Wunsch nach neuen, „sichereren“ Methoden sehr laut! Wenn ich dann nachfrage, wo denn KI konkret eingesetzt werden soll, dann kommen Aussagen wie: „Zur Streuung des Risikos im proaktiven Risikomanagement“, „Zur Senkung von Zeit- und Kostenfaktoren“ oder „in der optimierten Planung“.

Und hier sind wir genau beim Punkt: Die meisten Einkäufer wollen AI unbedingt einsetzen und erkennen deren Potenzial, haben aber noch keine genaue Vorstellung wie dies aussehen könnte. Das Basiswissen zu den Arten der KI fehlt. Deswegen empfehle ich Unternehmen immer ein paar allgemeine Punkte zu beachten, bevor man überhaupt in die Use Case Planung geht:

• Analyse: Suche nach Prozessen mit hohen operativen Kosten, die viele Mitarbeiter binden, Abschätzen welche Automatisierungskategorie geeignet ist.
• Chancen der KI verstehen, für sich selber Pilotprojekte festlegen und dabei die Wirtschaftlichkeit nicht aus den Augen verlieren,
• intern KI-Kompetenzen aufbauen, jedoch auch mit spezialisierten Drittanbietern zusammenarbeiten,
• granulare Daten speichern, wo immer es geht – sie sind der Treibstoff für KI- Anwendungen,
• bestehendes detailliertes Wissen über die eigenen Produkte und Fertigungsverfahren mit neuen KI-Anwendungen kombinieren,
• kleine Tests schnell auf den Weg bringen; es sind keine riesigen Investitionen notwendig, aber Agilität ist eine Erfolgsvoraussetzung.

 Was kann man im Einkauf nun tatsächlich sinnvoll umsetzen?
Wenn man sich an die Use Case-Planung macht, dann sollte man neben dem ROI auch noch andere Ziele miteinbeziehen. Dazu zählt die Nachhaltigkeit der Lösung, die Verbesserung der Datenqualität und die Erschließung neuer Märkte.

Je nach Art der KI können unterschiedliche Projekte angegangen werden. Bewährt haben sich bislang folge Use Cases:
– Liefertermin Prognose mittels Prediction führt zu größerer Planungsgenauigkeit und dadurch Senkung der Kapitalbindung
– Ersterfassung von Belegen: Automatisches Abgleichen von Bestellungen, Bestätigungen und Rechnungen führt dazu, dass potenzielle Ungenauigkeiten gleich zu Beginn ausgemerzt und Projektlaufzeiten verkürzt werden.
– Vorhersage bestimmter Risikofaktoren: Aus historischen Daten sowie qualitativen und quantitativen Quellen lassen sich extrem präzise Vorhersagen treffen. Achtung: Bei Vorhersagen sollte im Vorfeld sehr gut überlegt werden, welche Daten (qualitativ/quantitativ) und Faktoren (intern/extern) miteinbezogen werden. In der Praxis hat sich bislang als verlässlichsten eine Kombination aus qualitativen und quantitativen Daten bewährt.

Und dann gibt es auch noch die Meisterklasse aller Anwendung, geeignet für eine starke KI: Die Übernahme des gesamten Dispositionsprozesses.  Egal ob Mails, Faxe oder eingehende Anrufe – unabhängig vom Datenträger übernimmt KI alle Bestellungen: Sie liest, analysiert, bearbeitet und beendet diese alleine. Dank der Fähigkeit des Systems kreativ zu denken, werden selbständig Entscheidungen getroffen und neue Lösungswege aufgezeigt.

• Eingehende Kundenbestellungen (Fax, Mail, Anruf) werden entgegengenommen. Bei unbekannten Kunden nimmt die KI automatisch Kontakt mit diesen auf und tauscht Stammdaten aus.
• Die KI checkt die Datenbanken, das Warenlager und die Lieferanten.
• Die KI erstellt selbständig den gesamten Prozessablauf: Preise, Material, Lieferanten und Liefertermine.
• Die KI trägt alle Daten in Datenbank ein.
• Die KI informiert den Kunden über Preise, Liefertermine und – Zeiten.
• Bei Okay von Kunden organisiert die KI den gesamten Bestellablauf autonom.

Für Unternehmen ergeben sich dadurch folgende Vorteile:

• Kosteneinsparungen bis zu 90%
• Reduktion der Fehler bis zu 85%
• Beschleunigung der Prozesse bis zu 80%
• Von Personen und Abteilungen unabhängiges Agieren
• Klarer und strukturierter Überblick über den Status zu jeder Zeit